Hintergründe: Was Sie über digitale Tools wissen sollten
Wenn wir von New Work und digitaler Zusammenarbeit sprechen, meinen wir vor allem cloudbasierte Apps und Software, die einem das zeit- und ortsunabhängige Arbeiten in Teams ermöglichen.
Für welche Unternehmensbereiche lohnen sich digitale Tools?
Grundsätzlich kann man sagen, dass es mittlerweile für jede Branche und jeden Unternehmensbereich hilfreiche digitale Tools gibt. Finanzmanagement, Buchhaltung und HR-Verwaltung sind typische Bereiche, die durch Digitalisierung effizienter geworden sind. Auch Kundenmanagement und Servicebereiche werden durch CRM-Systeme übersichtlicher.
Für KMUs und Startups, die teils remote arbeiten, sind digitale Lösungen für Kommunikation, Präsentation und Projektmanagement besonders wichtig. Für Selbstständige lohnen sich Apps zur effizienten Selbstorganisation.
Welche Bedürfnisse sollen digitale Tools erfüllen?
Digitale Werkzeuge stellen den Menschen in den Vordergrund und sollen Kommunikations- und Arbeitsprozesse vereinfachen. Sie können …
… die Kommunikation innerhalb von bzw. zwischen Abteilungen verbessern und ortsunabhängig machen
… die Übersicht über Aufgaben, Deadlines und Workflows in Projekten optimieren
… Datenmanagement und Administration vereinfachen
… durch Automatisierung und Vorlagen manuelle Prozesse, Zeit und Kosten einsparen
… die persönliche Organisation effizienter machen
… Kundenmanagement und -beziehungen voranbringen
So integrieren Sie neue Tools optimal in den Arbeitsalltag
Eruieren Sie als erstes, welche Werkzeuge für Ihre Unternehmensgröße, finanziellen Mittel und Bedürfnisse benötigt werden und erstellen Sie daraus ein aufeinander abgestimmtes Toolkit. Am besten testen Sie im Vorfeld mit ausgewählten Mitarbeitern einige Optionen. Für die tatsächliche Implementierung sind ausreichende Einschulungen und Informationen notwendig. Vereinbaren Sie außerdem klare Rollenverteilungen sowie Nutzungsregeln.
Was muss ich bei der Auswahl der digitalen Tools beachten?
Neben den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens sollten Sie vor der Auswahl Ihrer Tools ein paar Rahmenbedingungen checken:
- Sind die Anwendungen mobil nutzbar? Für Remote Work ist die einfache Synchronisierung auf verschiedenen Geräten Grundvoraussetzung.
- Wie kostengünstig sind die Anwendungen? Bei vielen kostenlosen Services ist die Nutzung eingeschränkt, schauen Sie ob sich der Businesstarif für Ihr Team lohnt.
- Sind die Apps benutzerfreundlich? Achten Sie auf strukturierte Benutzeroberflächen und leichte Erlernbarkeit.
- Wählen Sie cloud-basierte Tools aus, wenn die Daten am externen Server liegen, sparen Sie sich so Kosten für Speicherplatz und IT-Expertise.
Die besten Tools für jeden Bereich
Die Klassiker: Skype, MS Teams, Slack
- Skype, die Mutter von Videochat und Emoji-Kommunikation, wurde kürzlich als Business-Lösung durch Microsoft Teams ersetzt.
- MS Teams hat sich in den letzten Jahren bei mittleren und größeren Unternehmen als Go-To Allroundlösung für Kommunikation, Kollaboration und Projektarbeit durchgesetzt.
- Slack gilt als hippe Alternative zu MS Teams und besticht vor allem über die Integrierbarkeit mit anderen Apps sowie die intuitive Echtzeit-Benutzung.
Projektmanagement
- Eine der bekanntesten Plattformen ist Trello, nach der Kanban-Methode werden hier Arbeitsabläufe visuell als Boards mit Aufgabenkarten dargestellt.
- Bei Asana können Sie zwischen verschiedenen Organisationsarten wählen – von Kanban über To-Do-Listen bis Gantt-Charts.
- Einer der Klassiker für professionelle, kostenpflichtige PM-Tools ist Basecamp.
- Monday ist die schicke, intuitive Projektmanagementlösung der Stunde. Es punktet mit ansprechendem Design und individuellen Boards mit unendlichen Features.
Kommunikation
Videokonferenzen
- Zoom hat sich in den letzten Jahren als Platzhirsch für Videotelefonie etabliert, für lange Sessions mit vielen Mitgliedern ist der bezahlte Tarif unumgänglich.
- GoToMeeting und Cisco Webex sind ebenso beliebte Tools für Videokonferenzen, wie bei Zoom muss vor der Nutzung eine App am Gerät installiert werden.
- Es gibt aber auch Plattformen wie Google Meet und Whereby, die ohne App direkt im Browser genutzt werden können.
Tools für Online-Abstimmungen
- Egal, ob es um die Terminfindung oder um interne Umfragen zu bestimmten Themen geht – Tools wie Doodle erleichtern die Abstimmung in kleinen Gruppen.
- Auch Poll for all oder Google Formular eignen sich gut für Umfragen im überschaubaren Rahmen.
- Für große Konzerne und umfangreiche Meinungserhebung lohnen sich Tools wie Crowdsignal und Involve.me.
Brainstorming-Tools
- Miro verbindet Videokonferenzen mit digitalen Whiteboards. Gemeinsam werden Mindmaps und Begriffsammlungen bearbeitet, mit Augenkontakt und Live-Reaktion.
- Ein verspielter Newcomer unter den Brainstorm-Apps ist Klaxoon. Auf digitalen Vision Boards werden Wordclouds, Skizzen, Teamumfragen und anderes gepinnt und kommentiert.
- Auch das im Microsoft Paket integrierte Visio eignet sich für simples Brainstorming.
- Mural ist eine Web-Plattform, die Blanko-Boards (Canvases) zur Verfügung stellt. Auf diesen ist es möglich, allein oder in Teams mit virtuellen Post-Its frei zu arbeiten. Die Post-Its erscheinen auf dem Canvas und lassen sich frei verschieben, anordnen oder clustern.
Präsentationen
Animations- & Erklärvideo
Immer mehr Unternehmen nutzen Apps mit vorgefertigten Animationen und Grafiken, um Produktpräsentationen und informative Videos zu erstellen:
- Powtoon bietet eine große Auswahl an kreativen Charakteren und Designs, für die relativ einfache Bedienung muss man kein Videospezialist sein.
- Vyond und Animaker erfordern etwas mehr Zeit und Einarbeitung, dafür bieten sie die meisten Stile und Features zur Individualisierung.
Präsentationsvorlagen
- Der Klassiker Microsoft Powerpoint eignet sich für simple, multimediale Präsentationen. Designaffine bevorzugen die vielfältigen Vorlagen von Apple Keynote.
- Online Plattformen wie Prezi, Google Slides und slides.com stellen intuitive Bedienung und modernes Storytelling in den Fokus.
Umfrage- und Voting-Tool
Interaktive Präsentationen sind im Trend – ob bei Ted-Talk-artigen Events oder Abstimmungen im Betriebsrat.
- Mit sli.do oder Vote@Home können sich Zuseher live mit Fragestellungen einbringen oder über Fragen abstimmen.
- Bei Unternehmensversammlungen ist VOXR beliebt, über die Browser Plattform können Teilnehmer direkt und authentifiziert wählen.
Filesharing
- Dropbox ist ein Dauerbrenner bei Filesharing Lösungen, über Freigaben und Links können Sie ganze Ordnerstrukturen hochladen und teilen.
- Google Drive bietet als kostenlose Lösung den meisten Speicherplatz und beliebte kollaborative Features. Daten hochladen, gemeinsam bearbeiten und kommentieren wurde hier als erstes angeboten.
- Google Workspace ist die Weiterentwicklung der G-Suite. Es kombiniert alle bekannten Apps wie Gmail, Docs, Sheets und Slides inklusive eines sehr großen Speicherplatzes.
Innovative Cloudlösungen
- Zu den nächsten Generationen von Filesharing gehört Nextcloud. Datensicherheit und Kollaboration werden bei diesem Open Source Tool groß geschrieben.
- Bei Jumpshare steht neben einfachem Datenaustausch und -management die visuelle Kollaboration im Mittelpunkt.
Persönliche Organisation
Für Selbstständige, aber auch als persönliche Arbeits-Helferleins gibt es einen großen Markt an kostenlosen Tools.
- Mit Projektmanagement Tools wie Trello und Podio behalten Sie Ihre parallelen Projekte und Arbeitsfortschritte im Auge.
- Todoist ist der ultimative Task Manager mit vielen Features für das tägliche Zeitmanagement.
- Auf Evernote schwören Unternehmer sowie Freelancer – das Notizen Tool kann Sprachaufnahmen, fotografierte Skizzen und Protokolle integrieren. Besonders die Such- und Ordnungsfunktion wird gelobt.
Mit Apps wie Google Calender, Calendly oder Clockwise hat der Papierkalender ausgedient – digitale Terminvereinbarungen, Erinnerungsmeldungen und farbkoordinierte Aufgaben machen das Planen effizienter.
Fazit: Tipps für das richtige Tool-Set und erfolgreiche digitale Zusammenarbeit im Unternehmen
Im Meer von neuen und klassischen digitalen Tools kann man schnell die Orientierung verlieren. Diese Faktoren sollten Sie beim Zusammenstellen Ihres Tool-Sets beachten:
- Stellen Sie eine Liste an Bedürfnissen zusammen, die Ihre Tools abdecken sollen und binden Sie von Anfang an Ihre Mitarbeiter ein.
- Entscheiden Sie sich, ob eine Allroundlösung wie Microsoft 365 oder Google Workspace die meisten Bedürfnisse abdeckt oder Sie lieber einzelne Apps nutzen.
- Achten Sie darauf, dass die ausgewählten Tools für Ihr Budget und Ihre Teamgröße passen. Für die moderne Arbeit müssen sie mobil nutzbar und cloudbasiert sein. Die Usability sollte der wichtigste Faktor sein.
- Testen Sie vor der Implementierung alle Tools mit Ihrem Team durch. Auch danach sollten Sie regelmäßig Feedback einholen.
- Achten Sie auf eine ausreichende Einschulung der Mitarbeiter und formulieren Sie klare Nutzungsregeln sowie –rollen in der Rechtevergabe.
Vermeiden Sie einen häufigen Wechsel von Tools, wenn Sie grundsätzlich gut funktionieren. Laufen Sie nicht den neuesten Trends nach.
