- Was bedeutet Teamassistenz?
- Die Aufgaben einer Teamassistenz
- Für wen eignet sich eine Teamassistenz?
- Was sind die beruflichen Herausforderungen für eine Teamassistenz?
- Wie wird man Teamassistenz?
- Sind Zusatzqualifikationen notwendig?
- Weiterbildungen und Spezialisierungen
- Berufschancen
- Einkommen
- Fazit
Was bedeutet Teamassistenz?
Eine Teamassistenz sorgt für den reibungslosen Ablauf des Arbeitsalltags innerhalb einer Abteilung. Dabei werden vor allem organisatorische Aufgaben übernommen, um damit andere Teammitglieder von einem übermäßigen, administrativen Workload zu befreien. Eine Teamassistenz sorgt also letzten Endes für die bürokratische Entlastung von Mitarbeitern unter Supervision der Teamführung. Das heißt, dass eine Teamassistenz als verlängerter, organisatorischer Arm einer Abteilung fungiert und nicht als persönliche Dienstleistung einzelner Mitarbeiter gesehen werden soll.
Die Aufgaben einer Teamassistenz
Je nach Unternehmen und Team können die Aufgaben einer Teamassistenz stark variieren, jedoch koordiniert sie im Wesentlichen eine Abteilung nach innen und außen. Folgende konkrete kommunikative und organisatorische Aufgaben zählen zur Tagesordnung:
- Bearbeitung von Post, E-Mails, telefonischen Anfragen
- Sicherstellung der Einhaltung von Deadlines und Projektabgaben
- Protokollführung bei Meetings und Erstellung von Projektmemos
- Reiseplanung der Mitarbeiter
- Reisekosten- und Spesenabrechnungen
- Information der Mitarbeiter über Neuerungen im Unternehmen
- Koordination von Meetings, Workshops, Schulungen
- Erstellung von Kommunikationsmitteln, wie Jahresberichte, Newsletter, etc.
- Überwachung verschiedener Kommunikationskanäle
- Reporting und Datenanalysen
- Organisation und Unterstützung bei der Durchführung von Veranstaltungen
- Einführung neuer Mitarbeiter in den Betrieb/das Team
- Monitoring von Budgetvorgaben
- Datenverwaltung
- Beschaffung Büromaterialien und Werbemittel
Für wen eignet sich eine Teamassistenz?
Der Grundtenor lautet: Allrounder mit Organisationstalent sind in dieser Position gefragt. Da die Aufgabenbereiche vielseitig sind und die Ausführung Flexibilität verlangt, eignet sich die Assistenzstelle vor allem auch für Quereinsteiger und Personen mit diversen Arbeitserfahrungen. Denn gezielt eingesetzte Erfahrungswerte aus unterschiedlichen Bereichen können für das Unternehmen einen großen Vorteil darstellen.
Was sind die beruflichen Herausforderungen für eine Teamassistenz?
Da die Teamassistenz neben der Teamführung oft erster Ansprechpartner für diverse Anliegen innerhalb der Abteilung ist, muss sie stets den aktuellsten Überblick über Unternehmensabläufe wahren. Das bedingt eine genaue und strukturierte Arbeitsweise, das Erkennen von Prioritäten und ein selbstbestimmtes Managen der vielseitigen Aufgabenagenda. Jedenfalls soll die Herangehensweise stets eine logisch-analytische sein und das Bewahren einer aktiven Kommunikationskultur höchste Priorität haben.
Wie wird man Teamassistenz?
Die meisten Unternehmen verlangen für den Berufseinstieg zumindest eine Ausbildung auf Maturaniveau oder eine abgeschlossene, kaufmännische Ausbildung. Viele Teams suchen aber auch gezielt nach Personen mit Office-Management Erfahrung oder einer für den Betrieb relevanten Hochschulausbildung, welche die Arbeitsabläufe einer Abteilung auf fundierter Basis verstehen. Das kann für eine HR-Abteilung etwa ein BWL-Studium, für eine Marketingabteilung ein Publizistik-Studium sein.
Sind Zusatzqualifikationen notwendig?
Eine Qualifikation, die jedenfalls vorhanden sein soll, ist der sichere Umgang mit den aktuellen MS-Office-Anwendungen. Kurse und Weiterbildungen im HR, Finanz-, Marketing- oder Managementbereich sind zwar nicht zwingend notwendig, können im Bewerbungsverfahren aber einen erheblichen Vorteil darstellen. Außerdem eröffnet jede Zusatzqualifikation auch einen Spielraum in der Gehaltsverhandlung.
Weitere wichtige Soft Skills:
- An oberster Stelle steht organisatorisches Talent: Der Gedanke daran, an einem Tag mehrere komplexe Aufgaben jonglieren zu müssen, sollte Ihnen nicht den Schweiß auf die Stirn treiben.
- Zusätzlich gehört eine effektive Arbeitsweise sowie ein empathischer und freundlicher Umgang mit den Teammitgliedern trotz Stresssituationen in dieser Position zur Selbstverständlichkeit.
- Unternehmen legen häufig auch Wert auf ein sicheres Auftreten sowie kommunikatives Ausdrucks- und Durchsetzungsvermögen in Deutsch und Englisch.
- Nicht zuletzt sollten Sie durch eine proaktive, eigenständige Arbeitsweise überzeugen.
Weiterbildungen und Spezialisierungen
Eine Teamassistenz soll und muss sich simultan mit dem Wachstum des Unternehmens weiterbilden, um auf dem neuesten Stand zu bleiben. Sei es eine Erweiterung der Methodenkompetenzen, des Fachwissens oder der sozialen Kompetenzen – alle diese Bereiche sollen laufend ergänzt und vertieft werden. Größere Unternehmen bieten meist bereits interne Kurse an, aber auch Universitätslehrgänge zum Thema Managementassistenz werden längst angeboten.
Berufschancen
Die Nachfrage nach Teamassistenzen wird unabhängig von Branche und Unternehmensgröße immer mehr. Bewerber müssen sich allerdings darüber im Klaren sein, dass es aufgrund der Entwicklungsmöglichkeiten nur bedingt Aufstiegsmöglichkeiten gibt. Jedoch ist es nicht unüblich, dass Assistenzen mit entsprechendem Talent in eine Teamleitungsposition befördert werden.
Einkommen
Das Bruttojahreseinkommen einer Teamassistenz in Österreich liegt inklusive Sonderzahlungen zwischen 26.600 € – 43.500 €. Wer zwei oder mehr Jahre Berufserfahrung mitbringt, kann also mindestens mit einem durchschnittlichen Monatseinkommen von etwa 2.300 € brutto rechnen. Das endgültige Einkommen ist allerdings abhängig von relevanter Berufserfahrung, Zusatzqualifikationen, Standort des Unternehmens sowie dem Verhandlungsgeschick der Bewerber.
Fazit
Die Teamassistenz ist keine besser bezahlte Praktikumsstelle oder reine Sekretariatsaufgabe, sondern eine wichtige und verantwortungsvolle Management-Aufgabe einer Abteilung. Sie verlangt nach einem Organisationstalent mit hoher, sozialer Kompetenz, kommunikativen Fähigkeiten und einem empathischen, selbstbestimmten Charakter.
